Antes que nada, ¿para quién hablo? Para los millares de empresas, equipos y personas que pueden hacer home-office, pero que nunca lo hicieron o lo hacían puntualmente y que ahora están con dificultad de colocar en práctica el “aislamiento” que este momento exige.

Sé que para mucha gente este escenario ya está bien desarrollado y hasta maduro. Espero que entiendan que el foco aquí es otro.

El modelo de home-office no es nuevo. Aun así, hoy en día viene tomando relevancia el fenómeno de los co-workings: cada vez más relajados, con mejor estructura, con un fuerte sentido de comunidad. Ellos son una señal clara de que home-office es una parte importante de la libertad y autonomía que un profesional hoy busca en su día a día de trabajo, pero que no es el modelo implementado para todas la personas y, en la gran mayoría, no es para todas las personas al mismo tiempo.

Sin embargo, con el corona virus y con la recomendación de que todos nos quedemos en casa, muchas empresas fueron forzadas a adoptar el home-office y/o ampliar su escala de aplicación como nunca habían probado. ¿Qué desafío nos genera esto? ¿Es posible que caiga la productividad? ¿Qué podemos hacer para evitar o minimizar este impacto?

Hay disponibles en la web infinidad de artículos (¡algunos muy buenos!) sobre “cómo organizarse para trabajar en casa” pero con foco en el individuo y en el ambiente para que él sea productivo. Ahora bien, todavía tenemos poca gente hablando desde el punto de vista de la gestión, del trabajo en equipo, inclusive por los argumentos expuestos anteriormente.

Habiendo trabajado en el modelo hace algunos años, pensé en contribuir aquí con algunos tips que, con base en lecciones aprendidas, pude identificar, ajustar, practicar y ahora, compartir.

Tenga una reunión (call) de “buen dia”

Si, puedes llamarla “mornig call”, “daily meeting”, “check-in”, “Good morning, Vietnam!” o como quieras. Pero mantén una ceremonia de “inicio de jornada”. ¿Puede ser la Daily de Agil que ya practicamos? ¡Claro!

Pero es importante que todo el equipo, al inicio de la mañana, comparta un café, intercambie ideas y problemas del día anterior. Tal vez un pequeño ajuste en el time-box de su Daily ya sea suficiente.

Entienda, que la interacción de su equipo cuando se encuentra a la mañana en la oficina es mucho más que mudar post-its de lugar… son seres humanos interactuando, que se conocen, se llevan bien, se entienden, hablan de la vida… eso no se puede perder!

Tenga un “horario Fijo/Padrón”

Esta puede ser polémica, ya que las personas son productivas en horarios diferentes del día. Pero, créalo o no, es importante que todos sepan que, por ejemplo, de las 9hs hasta las 17hs, es muy probable que todos estén disponibles. Esto ayuda, no solo a que el trabajo fluya mejor, más “parecido a un día en la oficina”, pero también para evitar que el hábito nocturno de algunos termine estirando la jornada de otros. Un punto importante a resaltar aquí, como es mi caso, son los husos horarios diferentes. Hoy mi equipo y yo actuamos interactuando con clientes y socios comerciales en Europa, USA y LATAM. O sea, si comenzamos a tener un “horario oficial” diferente para cada persona sería impracticable.

War Room Virtual

Tenga un “War room Virtual”. Una sala de fácil conexión, abierta todo el tempo, para las reuniones con el equipo o emergencias.

Uso zoom hace varios años y cumple bien con este papel. Sé que existen muchas otras herramientas que pueden hacerlo, aquí el foco no es la herramienta y sí la práctica.

Un detalle importante es el “uso consiente”… ¡esta sala es del equipo! Para reuniones con un solo cliente o con una única persona, el equipo debe usar salas privadas

Formalice su agenda (un poco nomas, ¡nadie se muere por eso!)

Hablo aquí de cosas que, en la oficina, son simples y que estando todo el mundo de home-office puede ser una pesadilla.

Por ejemplo el almuerzo.

Hay gente que prefiere descongelar algo y comer rápido para bañar al perro durante el tiempo que sobra. Hay gente a la que le gusta cocinar. Otros prefieren pedir delivery… o sea, el horario de almuerzo del equipo puede ser entre las 11:30 y las 15hs!

Entonces el equipo necesita a aprender a conversar “hablemos después de almorzar” va a cambiar para “hablemos a las 13:30, te mando el callendar”. Y … ¡manden el bendito callendar! Para que las personas sepan los horarios de hablar (y no hablar!) entre ellas, nada más fácil y “user friendly” que la buena y vieja agenda.

Comunicación, siempre ella...

Créame... la misma persona que postea pavadas en el grupo del equipo, va decir que no vio el mensaje que le mandaste por privado. Es un hecho, va a suceder.

Entonces sea directo al comunicar las necesidades, nunca envíe mensajes comenzando con “Gente, alguien puede ver” ¡porque nadie va a ver nada! ¿Quién es alguien? Mejor diga directamente “Pedro, por favor, me podes ayudar con este tema. Si él no es el responsable, él mismo te va a decir y pasar la actividad a quien sea debido. Pero algo va a pasar… no vas a quedarte sin respuesta.

Otro punto: el e-mail no es válido, ya hace tiempo, como herramienta de comunicación… úselo para formalizar, documentar, etc… pero jamás diga “te mande un e-mail urgente esta mañana” De verdad, ¡no existe e-mail urgente! Si es urgente, ¡llámame!

Sin herramientas de colaboración, olvídalo, no va a funcionar

Como comenté, uso el zoom para calls, presentaciones, capacitaciones, mantener nuestro war Room, etc. Y para el board de actividades he usado el Trello. Es simple, amigable, el equipo interactúa inclusive por la aplicación. De nuevo, aquí mi objetivo no es hacer una lista de herramientas recomendadas, pero sí comentar que no es posible hacer que todo funcione sin ellas. En la misma proporción que estar todos juntos en la oficina, convivir físicamente, almorzar juntos, genera confianza… la distancia, el tiempo sin contacto, ¡se lleva la confianza! El uso correcto de buenas herramientas va a garantizar que las personas sigan interactuando juntas, “en el mismo lugar” y te dará la tranquilidad de que lo acordado estará siendo cumplido y que, aunque esté lejos ¡tu equipo aún está contigo!

Pensaste que escaparías de la planificación…

Es extremadamente necesaria, prácticamente puedo decir que si no la haces esto estarás en problemas… ¡garantiza que tu equipo tenga un bloque de trabajo planificado!

Mira, si ya aplicas la metodología “Ágil”, y haces Sprint Planning, ese punto es hasta obvio. Pero veamos… estamos hablando de áreas y/o compañías enteras que no implementan Ágil de ninguna forma o lo hacen de forma parcial.

Vamos a tomar como ejemplo el trabajo de 1 semana. Los lunes a la mañana, como sugerencia, invierta 1, 2, 3 horas… o cuanto sea necesario (!) para garantizar que todos los integrantes de su equipo tengan total entendimiento de todo lo que deben hacer ¡en la semana!

Garantice que estén capacitados, informados, entiendan lo que es urgente, cuales son los deadliness, que sepan cómo hacer, cual técnica usar, que procedimiento seguir, etc… Cosas que, en el día a día resolver en un café “completando una explicación” simplemente no va a suceder más.

Y, eso lo garantizo, si te quedas disponible para “responder dudas”, “dar soporte” para todas las actividades que no fueron entendidas en la planificación… como hoy estas, literalmente a “un click de distancia” de la persona… no vas a hacer nada más que eso, y te garantizo, la productividad de todo tu equipo se va a derrumbar peligrosamente.

En conclusión, tal vez el consejo más relevante ahora es que encaremos este proceso como “un cambio” y no como una catástrofe. ¡Porque de hecho no lo es!

Como todo cambio, puede causar una pérdida inicial de productividad (la famosa “curva J” de Kaizen). Pero tu trabajo, ya que ella es inevitable, es garantizar que dure poco, que el equipo aprenda rápido, vuelva a su desempeño anterior y sin grandes crisis y, en lo sucesivo, siga evolucionando como siempre.

¡Abrazo!

Cassius

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